Tespit ve Öneri Defteri

Değerli işverenlerimiz, yöneticilerimiz ve İSG sorumlularımız, bu sayımızda işyerlerinde iş sağlığı ve güvenliği çalışmalarının en somut izlerinden birini ele alıyoruz: tespit ve öneri defteri. Defter yalnızca bir kayıt aracı değildir. Sahada görülen bir eksikliğin yönetime ulaştığını, değerlendirildiğini ve giderildiğini gösteren yazılı bir iz bırakır. Aşağıda önce yasal çerçeveyi hatırlatıyor, ardından kapsamı, kayıttan önleme giden süreci ve işveren olarak sizin atabileceğiniz adımları özetliyoruz.

Yasal Dayanak

İş sağlığı ve güvenliğinin temel çerçevesini 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu çizer; Kanun 30 Haziran 2012 tarihli ve 28339 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanmıştır. Kanunun amacı, işyerlerinde iş sağlığı ve güvenliğinin sağlanması ve mevcut sağlık ve güvenlik şartlarının iyileştirilmesi için işveren ve çalışanların görev, yetki, sorumluluk, hak ve yükümlülüklerini düzenlemektir. [3]

Tespit ve öneri defteri, işyeri hekimi ve iş güvenliği uzmanının işyerinde belirlediği eksiklikleri ve bunlara ilişkin önerilerini yazılı olarak işverene ilettiği kayıt aracıdır. Defterin şekli, kimler tarafından tutulacağı ve onay süreci ikincil mevzuatla düzenlenmektedir. Bu sayıda yalnız elimizdeki kaynakta yer alan hükümlere değiniyoruz; ayrıntılı yönetmelik hükümleri için uzmanınıza danışmanızı öneririz.

Kısacası defter, Kanunun öngördüğü sağlık ve güvenlik şartlarını iyileştirme hedefinin günlük işleyişteki yazılı karşılığıdır. Tespitlerin kayda geçmesi, sorumluluğun kimde olduğunu ve hangi adımların atıldığını görünür hale getirir.

Kanunun özü: 6331 sayılı Kanun, işveren ve çalışanların görev, yetki, sorumluluk, hak ve yükümlülüklerini düzenler. Defter kayıtları bu sorumlulukların nasıl yerine getirildiğini gösterir. [3]

Kimler Kapsamda? Defter Nereden Temin Edilir, Nerede Onaylatılır?

6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu; kamu ve özel sektöre ait bütün işlere ve işyerlerine, bu işyerlerinin işverenleri ile işveren vekillerine, çırak ve stajyerler de dâhil olmak üzere tüm çalışanlarına faaliyet konularına bakılmaksızın uygulanır. Kanun bazı faaliyetleri ve kişileri kapsam dışında tutar. Bunlar arasında ev hizmetleri, afet ve acil durum birimlerinin müdahale faaliyetleri ve çalışan istihdam etmeksizin kendi nam ve hesabına mal ve hizmet üretimi yapanlar vardır. İşyerinizde stajyer ya da çırak çalışıyorsa, onları da değerlendirmelere ve kayıtlara dahil etmeniz gerekir. [3]

Defter kimler için zorunlu? Kanun kapsamındaki ve iş güvenliği uzmanı ile işyeri hekiminden hizmet alan her işyerinin tespit ve öneri defteri tutması gerekir. Deftere iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi yazar. Defteri işyerinde saklamak ise işverenin işidir.

Defter nereden temin edilir? Tespit ve öneri defteri, sayfaları numaralı ve ciltli bir defter olarak kırtasiyelerden alınabilir. Hizmet aldığınız ortak sağlık ve güvenlik biriminden de defter temini konusunda destek isteyebilirsiniz.

Defter nerede onaylatılır? Defteri kullanmaya başlamadan önce notere onaylatmanız gerekir. Onay işlemi, işyeri unvanını ve sayfa sayısını gösterecek şekilde yapılır. Defter dolduğunda yeni defterin de aynı yolla onaylatılması gerekir.

Tespitten Önleme

Bir tespitin gerçek değeri, önleme dönüştüğünde ortaya çıkar. Defterin işlevini yerine getirmesi için kaydın ardından işverenin bilgilendirilmesi, önlemin planlanması ve uygulamanın takip edilmesi gerekir.

Aşağıdaki adımlar, defter kayıtlarını sahada sonuca bağlamak için uygulamada sıkça izlenen bir akışı özetler. Adımların ayrıntıları işyerinizin büyüklüğüne ve yapısına göre farklılaşabilir.

Kayıttan önleme: örnek akış

1. Tespit: İşyeri hekimi veya iş güvenliği uzmanı sahada gördüğü eksikliği ve önerisini deftere yazar.
2. Bilgilendirme: Kayıt, işverenin veya işveren vekilinin bilgisine sunulur ve imzayla teyit edilir.
3. Önlem planı: Sorumlu kişi ve hedef tarih belirlenerek alınacak önlem planlanır.
4. Uygulama ve takip: Önlemin hayata geçtiği bir sonraki ziyarette kontrol edilir ve sonuç kayda geçirilir.

İşverenin Yapacakları

Kanunun amacı mevcut sağlık ve güvenlik şartlarının iyileştirilmesi olduğundan, defter kayıtlarının yalnızca saklanması değil, değerlendirilip sonuçlandırılması önem taşır. Bu noktada işveren olarak sizin düzenli ilginiz, kayıtların kâğıt üzerinde kalmamasını sağlar. [3]

Aşağıdaki liste, defterle ilgili rutininizi oluşturmanız için pratik bir başlangıç noktasıdır. Defterin yasal olarak nasıl tutulacağı ve onaylanacağına ilişkin ayrıntılar ilgili yönetmelikte düzenlenmektedir.

Defter kayıtları için kontrol listesi

• Her ziyaretten sonra deftere yazılan yeni tespitleri okuyun ve imzalayın.
• Her tespit için sorumlu kişi ve hedef tarih belirleyin.
• Açık kalan tespitleri düzenli aralıklarla gözden geçirin.
• Alınan önlemleri, mümkünse tarih ve fotoğrafla belgeleyin.
• Çalışan temsilcisini önlemlerin izlenmesine dahil edin.
• Defteri işyerinde kolay ulaşılabilir ve güvenli bir yerde saklayın.

Küçük ama etkili alışkanlık: Defteri aylık yönetim toplantılarınızın gündemine sabit madde olarak ekleyin; açık kalan tespitler böylece kolayca görünür olur.

Biliyor muydunuz? 6331 sayılı Kanun, çırak ve stajyerler de dâhil olmak üzere tüm çalışanlara faaliyet konularına bakılmaksızın uygulanır. [3]

Tespit ve öneri defteri, düzenli takip edildiğinde işyerinizdeki riskleri azaltmanın sade ve etkili bir yoludur. Kayıtlarınızı gözden geçirmek, açık kalan tespitleri planlamak veya süreçlerinizi birlikte değerlendirmek isterseniz Gözek OSGB ekibi olarak sorularınızı yanıtlamaktan memnuniyet duyarız. Bir sonraki sayımızda görüşmek üzere, sağlıklı ve güvenli günler dileriz.

Kaynaklar

1. İş Sağlığı ve Güvenliği Genel Müdürlüğü (Resmî kurum)
2. T.C. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı | Anasayfa (Resmî kurum)
3. Başbakanlık Mevzuatı Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğü (Türk mevzuatı)